E-mail en vakantie

Sinds 1995 is er de mogelijkheid om elkaar een e-mail te sturen. Hier wordt dankbaar gebruik van gemaakt. Vandaag de dag kan ik mij geen wereld meer voorstellen zonder e-mail. E-mail is makkelijk in gebruik, het is vrij toegankelijk en nagenoeg iedereen heeft het. Bestanden versturen, afspraak plannen, grapje doorgeven, alles is mogelijk en makkelijk te versturen. Met 1 klik op de knop is het bericht bij de ontvanger.

Het maakt niet uit waar iemand in de wereld is, als er een internetverbinding is kun je e-mail ontvangen. Dit betekend een grote kostenbesparing voor bedrijven die meerdere vestigingen in verschillende landen hebben. Geen gedoe met postzegels, afhandeltijd van post e.d. Bericht direct verstuurd met een druk op de knop.

Reclame versturen via mail is daarmee ook in opkomst. Je kunt een grote groep mensen bereiken tegen lage kosten. Hoewel dit zeer prettig is, is het voor de ontvanger niet altijd prettig. Het blijft meestal niet bij 1 reclamebericht. Als je eenmaal in de mailing zit is het vrij lastig om er weer uit te komen. Het kost tijd om al deze e-mails weg te gooien en alleen de belangrijkste e-mails over te houden.

Als je een e-mail ontvangt kun je hier op reageren. Dit is heel handig, diegene die de e-mail ontvangt ziet dan wat er verzonden is en wat de ander voor mening heeft. Wat minder handig is, is als je “allen beantwoorden” kiest en het is een grote verzendlijst. Als ontvanger zit je niet altijd te wachten op alle e-mails die heen en weer gaan. Gevolg is een inbox vol “re-mail” die uiteindelijk niet meer voor jou bestemd zijn. Je opent ’s ochtends je e-mail en ziet 100 berichten staan. Direct verlies van energie terwijl er van de 100 al 50 e-mails niet voor jou zijn. Je bent vervolgens minstens 10 minuten bezig om dit te sorteren. Zonde van de tijd.

Dan is er nog de grootste stressfactor. DE VAKANTIE. E-mail en vakantie gaan niet zo goed samen. De dag dat je weer gaat beginnen na je vakantie en vantevoren al weet dat je eerst een lange lijst met e-mail door moet. Nu is er een functie bij de meeste e-mailboxen dat je een afwezigheidsassistent aan kunt zetten. Hierin zet je dan dat je afwezig bent van zo tot zo en dat je voor dringende zaken die en die kunt mailen.
Dit betekend helaas niet dat je geen mail in je mailbox hebt na je vakantie. Dat betekend nog steeds dat je alle mail door moet.

Ik heb een opleiding tot juridisch secretaresse gevolg via Schoevers. Hier is ook mailverwerking bij behandeld. Mijn opleider gaf toen een tip die ik vorig jaar heb uitgeprobeerd: Begin je afwezigheidsassistent met de zin “Ik gooi de mail weg.” Verder stond in de melding: Ik lees de mail niet. Als het belangrijk is, kun je mij mailen na * datum*. Tot die tijd kun je bij belangrijke zaken die en die mailen.

Na mijn vakantie heb ik inderdaad alle mail aangevinkt en zo in de prullebak gegooid. En wat gebeurde er? Niets. Helemaal niets. Geen boze reacties, het werk liep gewoon door. Mijn toenmalige manager heeft mij netjes na mijn vakantie 3 mails doorgestuurd die wel belangrijk waren. Verder was er geen man overboord. Heerlijk. Ik kan het iedereen aanraden.

Dit is natuurlijk geen aanrader als je directeur bent van je eigen onderneming. In dat geval raad ik je aan om een VA te vragen om je mail in de gaten te houden tijdens je vakantie. Ik doe dit graag voor je. Zo kun jij een stressloze start maken en het vakantiegevoel nog iets langer vasthouden šŸ™‚

VA Janet

Contact

Ik ben er nu niet. Laat je gegevens achter, dan zal ik zsm reageren.

Not readable? Change text. captcha txt
begin van mijn droombaanVA en helderheid